gestion de proyectos-introduccion

Introducción

El propósito de este documento es comprender la gestión de proyectos y ofrecer una breve visión general de la metodología en la que se basan la mayoría de los proyectos gestionados formalmente. Muchas organizaciones no emplean a jefes de proyecto a tiempo completo y es común reunir un equipo de proyecto para abordar una necesidad específica. Aunque la mayoría de las personas no están formalmente capacitadas en metodología de proyectos, asumir un papel en un equipo de proyecto puede ser una excelente oportunidad de aprendizaje y puede mejorar el perfil de carrera de una persona.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un ejercicio temporal y único que varía en duración. Se emprende para abordar una necesidad específica de una organización, que puede ser la creación de un producto o servicio o el cambio de un proceso empresarial. Esto contrasta directamente con la forma en que una organización suele trabajar de forma permanente para producir sus bienes o servicios. Por ejemplo, el trabajo de una organización puede consistir en fabricar camiones de forma continua, por lo que el trabajo se considera funcional, ya que la organización crea los mismos productos o servicios una y otra vez y las personas desempeñan sus funciones de forma semipermanente.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Un proyecto es generalmente iniciado por una necesidad percibida en una organización. Al ser una empresa única, tendrá un comienzo y un final, limitaciones de presupuestos, tiempo y recursos, e implica un equipo construido a medida. Los equipos de proyecto están formados por muchos miembros diferentes del equipo, por ejemplo, usuarios/clientes finales (de un producto o servicio), representantes de Tecnología de la Información (TI), un líder de proyecto, analistas de negocio, formadores, el patrocinador del proyecto y otras partes interesadas.

La gestión de proyectos es la disciplina de gestionar todos los diferentes recursos y aspectos del proyecto de tal manera que los recursos proporcionen todos los resultados necesarios para completar el proyecto dentro de los límites definidos de alcance, tiempo y coste. Éstos se acuerdan en la etapa de inicio del proyecto y para el momento en que éste comience, todos los interesados y los miembros del equipo tendrán una clara comprensión y aceptación del proceso, la metodología y los resultados esperados. Un buen director de proyecto utiliza un proceso formal que puede ser auditado y utilizado como modelo para el proyecto, y esto se logra empleando una metodología de gestión de proyectos.

Metodología de gestión de proyectos

Generalmente, los proyectos se dividen en tres fases: Iniciación, Implementación y Cierre. Cada fase tiene múltiples puntos de control que deben cumplirse antes de que comience la siguiente fase. El grado de gestión de un proyecto dependerá del tamaño del mismo. Para un proyecto complejo en una organización grande que involucra un número de personas, recursos, tiempo y dinero, se necesita un enfoque más estructurado, y habrá más pasos incorporados en cada etapa del proyecto para asegurar que el proyecto proporcione el resultado final esperado. Para un proyecto sencillo en una organización pequeña, los hitos acordados, unas cuantas listas de control y alguien que coordine el proyecto pueden ser todo lo que se necesita.

Iniciar un proyecto

Todos los proyectos comienzan con una idea para un producto, servicio, nueva capacidad u otro resultado deseado. La idea se comunica a los patrocinadores del proyecto (las personas que financiarán el proyecto) mediante lo que se denomina mandato o carta del proyecto. El mandato es un documento estructurado de tal manera que establece un método claro para proponer un proyecto y debería dar lugar a un estudio de viabilidad para el proyecto. Una vez que el caso de negocio ha sido aprobado, se prepara un documento más detallado que explica el proyecto y que se conoce como el «Informe de Definición del Proyecto» (PD). La DP no sólo se utiliza para proporcionar información detallada sobre el proyecto, sino que es el informe sobre el que se evalúa si el proyecto debe continuar o no. Algunas de las áreas clave que cubre es el alcance del proyecto, los resultados de cualquier estudio de factibilidad y lo que se pretende lograr. Además, este documento identificará a las personas clave involucradas, los recursos necesarios, los costos y la duración esperada, así como los beneficios para la empresa. Por lo general, un proyecto tiene una meta (el panorama general) y ésta tiene que desglosarse en objetivos que se pueden utilizar para medir si se han alcanzado las metas.

A partir de esta lista, usted debe identificar lo que se conoce como «Criterios Clave de Éxito», y estos son los objetivos que son «clave» para el éxito o el fracaso del proyecto, incluso si se cumplen otros objetivos. Obviamente, estos varían de un proyecto a otro. Una vez que se ha dado luz verde al proyecto, se redacta un documento de contrato y el patrocinador del proyecto lo utiliza para dar su acuerdo formal para financiar el proyecto y para que éste comience. La fase de iniciación se considera entonces finalizada.

Implementación de un proyecto

La fase de implementación consiste en el seguimiento y la gestión del proyecto. Lo primero que sucede cuando se inicia el proyecto es utilizar el Informe de Definición del Proyecto para crear un plan de proyecto que defina cómo realizar lo que se detalla en el informe de PD. La DP es más bien un resumen de la

¿Qué se necesita para ser un buen gestor de proyectos?

Además de la comprensión de la metodología, existen otras características a tener en cuenta para una gestión de proyectos exitosa. Dado que cualquier proyecto está involucrado con un equipo de proyecto, así como con las partes interesadas, un buen director de proyecto debe tener no sólo excelentes habilidades de gestión del tiempo, sino también buenas habilidades humanas, como por ejemplo:

  • Excelentes habilidades de comunicación
  • La capacidad de trabajar en equipo
  • Excelentes habilidades interpersonales
  • La capacidad de negociar

Los gerentes de proyecto experimentados creen que hay dos factores clave para determinar el éxito de un proyecto:

1. Es esencial la contratación y selección de miembros del proyecto con la cualificación adecuada para los puestos de trabajo pertinentes. El reclutamiento de los miembros del equipo del proyecto debe ser manejado con la misma disciplina y rigor que el reclutamiento de nuevos empleados para cumplir con los puestos en curso en la empresa.

2. Una metodología bien documentada que se mantiene simple y fácilmente adaptable a diferentes tamaños de proyectos es una base crítica para asegurar el éxito del proyecto. Esta metodología documentada debe ser comunicada a los miembros del equipo del proyecto como parte de la etapa inicial. Esto asegurará que todos tengan una clara comprensión de cómo progresar y de lo que se espera en cada etapa y que la metodología se adapte a las necesidades específicas del proyecto que se está llevando a cabo.